Simplifier un workflow critique de trading international, en gardant le contrôle
Contexte
Notre client opère un métier où la marge est faible et le volume indispensable : vendre des lots de plusieurs tonnes, dans un cadre international fortement contraint (documents sanitaires, incoterms, dédouanement, logistique, conditions de paiement, etc.).
Avant le projet, l'information critique était dispersée : offres reçues dans des formats hétérogènes, formulaires nombreux et fastidieux, pièces jointes dans des dossiers, règles de gestion pas toujours appliquées, et un suivi de rentabilité difficile à tenir au fil des événements (transport, litiges, notes de débit/crédit, retards de paiement).
L'enjeu était donc double : aller plus vite (créer et exécuter une affaire sans friction) tout en sécurisant le processus (droits, verrouillage des étapes, traçabilité), notamment dans un contexte multi-pays et multi-profils.
Le brouillard
Problèmes à résoudre :
- Offres entrantes illisibles et non standardisées : lecture/recopie manuelle, perte de temps, risque d'erreur.
- Création d'affaires trop lente : formulaires lourds (vente/achat quasi identiques, exceptions type short sale), informations nombreuses par conteneur/conditionnement.
- Logistique complexe et non linéaire : un conteneur peut être vendu avant achat, sur l'eau, au port… avec de multiples règles de gestion.
- Rentabilité difficile à piloter : frais additionnels à différents moments, besoin d'un suivi fiable en temps réel + prévisionnel (balance âgée, impayés).
- Risque opérationnel / fraude : droits fins, étapes à verrouiller, nécessité de limiter les modifications et d'encadrer les "passages en force".
- Manque de visibilité : besoin de dashboards très réactifs pour suivre un volume important d'affaires.
Notre clarification
Nous avons commencé par des ateliers (cadrage métier, flux offre → affaire → logistique → livraison → facturation → encaissement), puis produit :
- Un workflow cible découpé en étapes verrouillables (qui peut faire quoi, quand, et pourquoi) + matrice de rôles/droits
- Un modèle d'affaire unifié (achat/vente, stock de conditionnement, exceptions short sale, pièces jointes, règles de complétude)
- Des écrans "express" pour saisir vite + des formulaires avancés quand nécessaire (cas complexes)
- Un socle de pilotage : dashboards et calculs de rentabilité "au fil de l'eau" avec vues optimisées (matérialisées) pour rester instantané
Solution livrée
Nous avons construit un logiciel métier from scratch centré sur la vitesse d'exécution et la maîtrise du risque.
Normaliser l'entrée (offres) et accélérer la création d'affaires
- Les offres fournisseurs (formats variés) sont préparées pour une lecture rapide et une saisie minimale.
- La création d'une affaire a été repensée autour de parcours optimisés : saisie "express" pour évaluer et lancer une opportunité rapidement, puis enrichissement progressif (incoterm, conditions de paiement, conditionnement, nombre de conteneurs, dates, origine/usine, caractéristiques produit).
Unifier achat/vente + gérer les exceptions sans casser le flux
- Le système s'appuie sur un stock de conditionnement acheté/revendu, tout en gérant les cas exceptionnels (ex. short sale).
- Le même socle d'informations sert aux contrats d'achat et de vente, avec des règles de cohérence pour éviter les écarts.
Piloter la logistique conteneur dans le temps
- Dès qu'un conditionnement entre dans le système, une logistique est automatiquement associée pour suivre le cheminement du conteneur.
- Les états sont gérés selon des règles métiers (avant achat / sur l'eau / au port / livré) et une vente peut couvrir un ou plusieurs conteneurs.
Suivre la rentabilité et le cash en continu
- Au niveau d'une affaire, l'application calcule la rentabilité et suit les flux financiers réels et prévisionnels (dont balance âgée), en intégrant les événements qui dégradent la marge (transport, litiges, notes de débit/crédit, retards).
Sécuriser par le workflow + les droits
- Le logiciel verrouille progressivement les étapes : certaines informations deviennent non modifiables une fois validées, et seuls des rôles précis peuvent déverrouiller avec traçabilité.
- Ceci répond aux contraintes multi-pays et au besoin de contrôle interne.
Documents & CRM intégrés
- Un "drive" intégré permet d'attacher les documents nécessaires à la vente.
- Le produit fait aussi office de CRM (acheteurs, vendeurs, usines) pour centraliser la connaissance.
Résultats
Le workflow a été simplifié sans sacrifier la rigueur : les équipes vont plus vite, les opérations sont mieux contrôlées, et le pilotage est plus fiable malgré une montée en charge forte.
Ce qui a fait la différence
Et maintenant ?
Prochaine étape : faire de ce logiciel métier le backbone d'une plateforme d'échanges beaucoup plus large, type "Alibaba worldwide", tout en réutilisant la mécanique existante pour gérer l'intégralité des affaires.
- Marketplace internationale (front marchand) : créer l'interface "marché" (catalogue, demandes/offres, négociation, mise en relation) tout en s'appuyant sur le workflow actuel pour l'exécution (contrats, documents, logistique, finance).
- Connecteurs dédiés : brancher les briques nécessaires à une plateforme à grande échelle (canaux d'acquisition, partenaires logistiques, intégrations documentaires, connecteurs métier selon zones/pays).
- Scalabilité déjà en place : l'application est déjà déployée sur le cloud à l'international avec une réplication master/slave, ce qui réduit fortement l'effort pour ouvrir le produit "au monde" — l'essentiel restant la couche marketplace et les intégrations.